Kirjanpito ja erilläänpito – jokainen erä kirjataan

Luomusäädökset asettavat elintarvikkeiden valmistajalle myös kirjanpitoa ja tuotteiden erilläänpitoa koskevia vaatimuksia. Luonnonmukainen tuotantotapa osoitetaan kirjanpidolla ja siihen kuuluvilla asiakirjoilla. Luomuelintarvikkeiden valmistuksen valvonnassa kirjanpito on keskeinen tarkastuskohde. Kirjanpitovelvollisuus koskee myös maahantuojia ja maahantuotujen tuotteiden ensimmäisiä vastaanottajia. 

Aukoton jäljitettävyys luomutuotteen takeena

Kirjanpidon, siihen liittyvien asiakirjojen ja käytössä olevan tuotemerkintäjärjestelmän avulla jokainen tuote tulee olla jäljitettävissä yrityksen kaikissa luomutoimintaan liittyvissä tuotanto-, valmistus- ja jakeluvaiheissa. 

Luomuelintarvikkeita valmistavan yrityksen kirjanpito tulee olla järjestetty niin, että siitä käy ilmi

  1. vastaanotetut luomutuotteet, niiden alkuperä ja määrä ja jalostettujen luomutuotteiden koostumus
  2. luomutuotteiden vastaanottotarkastuksen tulokset (vaaditut merkinnät ja suljetut pakkaukset)
  3. vastaanotetut tavanomaisesti tuotetut valmistusaineet, lisäaineet, valmistuksen apuaineet sekä niiden alkuperä ja määrä
  4. luovutetut luomutuotteet, niiden määrät ja vastaanottajat sekä ostajat
  5. valmistettavien luomutuotteiden koostumus

Jokaisen luomutuote-erän mukana on oltava asiakirja, joka yksilöi erän, sen alkuperän ja luonnonmukaisen tuotantotavan.

Varmistamista ja omavalvontaa

Luomuelintarvikkeiden valmistajan on varmistauduttava siitä, että käytettävät raaka-aineet ovat luonnonmukaisesti tuotettuja. Jos ne hankitaan suoraan alkutuottajalta, on tämän toimitettava voimassa oleva tuotantotapatodistus tai muu vakuutus.

Mikäli raaka-aineita hankitaan muualta, on varmistauduttava siitä, että niiden valmistaja ja pakkaaja kuuluvat Eviran tai Valviran valvontarekisteriin. Ulkomaisten raaka-aineiden toimittajalta on pyydettävä todistus, josta käy ilmi, että ao. valmistaja tai pakkaaja on luomuvalvonnan piirissä. Jos raaka-aine on EU:n ulkopuolelta, tulee liitteenä olla todistus siltä yritykseltä, joka on tuonut raaka-aineen Euroopan unionin alueelle.

Luomuvalvontaan kuuluvan toimijan on pystyttävä esittämään tarkastajalle yhteenvetoja (taselaskelmia) luomutuotteiden vastaanotetuista, varastossa olevista ja luovutetuista määristä. Yrityksen normaali kirjanpito ja omavalvontasuunnitelman noudattaminen takaavat yleensä yllämainittujen ehtojen täyttymisen. Tarkastusten nopeuttamiseksi on tietojen oltava helposti saatavissa. ATK-pohjaisissa järjestelmissä luomutuotteet koodataan siten, että niiden ostot, siirtyminen tuotantoprosessissa ja myynnit saadaan järjestelmästä ulos selkeinä raportteina. Pienemmissä yrityksissä sama voidaan tehdä manuaalisesti.

Luomu luomuna – erilläänpidon vaatimukset

Luomutuotteiden erilläänpitovaatimukset koskevat niitä, jotka käsittelevät tai varastoivat samoissa tiloissa tai kuljettavat samalla kalustolla myös tavanomaisesti tuotettuja elintarvikkeita. Näiden toimijoiden on huolehdittava siitä, etteivät luomutuotteet pääse sekaantumaan eivätkä vaihtumaan keskenään muiden tuotteiden kanssa missään vaiheessa valmistuksen, varastoinnin tai kuljetuksen aikana.

Luomutuotteiden valmistus on suoritettava yhtenäisinä jaksoina puhtailla laitteilla, kokonaisina erinä sekä eri paikoissa tai eri aikoina kuin tavanomaisten tuotteiden valmistus. Jos luomutuotteiden valmistukseen ei ole omia tuotantolinjoja, on se muutoin pidettävä erillään muusta valmistustoiminnasta kuten puhdistamalla laitteet sekä tuotantoastiat ennen valmistusta ja merkitsemällä siinä käytettävät tuotantopaikat, elintarvikkeet sekä astiat. Luomutuotteiden varastointi on järjestettävä niin, että luomutuotteilla on erilliset varastotilat tai selvästi merkityt varastointialueet.

Tärkeää on huolehtia myös henkilökunnan osaamisesta. Henkilökunnan on tiedettävä milloin luomuraaka-aineita voi eri tiloissa käsitellä. Sijaisten tai tuuraajien perehdyttäminen on myös huomioitava.

Tarkkana kuljetusten kanssa

Luomutuotteiden kuljetus on suoritettava suljetuissa pakkauksissa tai ajoneuvoissa niin, ettei sisältöä voida korvata toisella tuotteella. Joko kuljetus- tai myyntipakkauksen on oltava suljettu. Pakkauksissa tulee olla tuotteen nimi, viittaus luonnonmukaiseen tuotantotapaan sekä tuotteen valmistajan nimi ja osoite sekä muut määräysten mukaiset merkinnät.

Pakkaukset voivat poikkeuksellisesti olla avoimia, jos sekä viljelijä että tavaran vastaanottaja molemmat kuuluvat valvonnan piiriin. Tällöin saatteena on oltava asiakirja, josta ilmenevät edellä mainitut tiedot.

Jäljitettävyys on kaikkien etu

Toimivalla jäljitettävyydellä taataan nopea ja kohdennettu

-> tuotantovirheen tai häiriön aiheuttaneen tekijän poistaminen tuotanto-, valmistus- tai jakeluketjusta

-> tuotteen poistaminen markkinoilta silloin, kun tuote ei täytä luomulainsäädännön vaatimuksia

Toimiva jäljitettävyys on osa toimijan laadukasta luomutoimintaa, jolla varmennetaan kuluttajille ja käyttäjille markkinoitavien tuotteiden luonnonmukaisuus.  Evira auttaa kaikissa valvontaan liittyvissä kysymyksissä.